Inleiding

De sectie-indeling van een document is één van de minst begrepen onderdelen van Word. In dit artikel kunt u aan de hand van een praktijkcase ervaren dat het werken met secties niet zo moeilijk is als het lijkt.

Voor dit artikel geldt dat u op z’n minst enige ervaring met Word moet hebben omdat veel handelingen die niet direct met secties te maken hebben als bekend worden verondersteld.

Om te kunnen verklaren waarom sommige handelingen binnen Word een ander effect resulteren dan u verwachtte is het belangrijk om te weten hoe Word eigenlijk werkt. Met de volgende achtergrondinformatie kunt u zelf waarschijnlijk al een hoop onverwachte effecten van Word verklaren. Dit geld niet alleen voor secties.

Object oriëntatie

Word is een ‘object georiënteerde’ toepassing. Alles waarmee u binnen Word te maken heeft zijn objecten. Documenten, alinea’s, woorden, letters maar ook secties zijn objecten. Een kenmerk van een objectgeoriënteerde toepassing is dat objecten ‘eigenschappen’ en ‘kenmerken’ kunnen ‘overerven’. Concreet: Als u een nieuw object maakt, dan erft dit nieuwe object alle kenmerken en eigenschappen van het oorspronkelijke object. U kunt dit zelf snel controleren:

Begin met een nieuw document, typ een stukje tekst en maak de hele alinea vet. Dit doet u door voor de kantlijn van de alinea te klikken. Ga naar het einde van de regel en druk op de Enter toets. Door op de Entertoets te drukken heeft u een nieuw object gemaakt, namelijk een nieuwe alinea. Typ in deze alinea ook een stukje tekst. U ziet dat beide alinea’s vet zijn. Selecteer nu de tweede alinea en maak de opmaak weer normaal door het kenmerk ‘vet’ te verwijderen. Ga naar het einde van de tweede alinea en druk op de Enter toets. Typ opnieuw een stukje tekst. U ziet dat de derde alinea dezelfde opmaakinstellingen heeft als de tweede alinea.

U kunt een vergelijking maken met het dagelijkse leven: een kind erft eigenschappen van een ouder. Het kind ontwikkelt zichzelf, wordt op enig moment zelf ouder en zijn kinderen erven zijn eigenschappen. Door de laatste analogie is het ook direct duidelijk waarom de opmaakkenmerken die u in de tweede alinea veranderde alleen maar invloed hebben op de alinea zelf en de eventuele nieuwe alinea’s die u op basis van de tweede alinea maakt. Maar ook waarom de opmaakkenmerken van bestaande alinea’s niet worden aangepast immers, een ouder kan niet een eigenschap van een kind erven. Dit effect is u ongetwijfeld al eens opgevallen bij bijvoorbeeld tab-instellingen.

Eén sectie

Als u een nieuw document maakt dan bevat dit document automatisch één sectie. Op dat moment kunt u stellen: document = sectie. Secties zijn bedacht om een aantal belangrijke kenmerken van een document aan te kunnen passen. Het volgende lijstje laat een aantal onderdelen zien die u per sectie kunt aanpassen:

De praktijk

U gaat in de volgende oefening een document maken, waarin alle varianten van kopteksten binnen één sectie zijn opgenomen. Daarna gaat u een sectie toevoegen om verschillende kop- en voetteksten in een document te maken.

Begin met een nieuw, leeg document, bijvoorbeeld door de toetsencombinatie Control-N te gebruiken. Open het menu Beeld en selecteer Afdrukweergave (in Word97 heet deze menu-optie: Pagina-indeling). Stel de vergroting van de pagina in op Hele pagina. Open nogmaals het menu Beeld en selecteer Koptekst en voettekst. Typ alleen de letter X als koptekst en vergroot deze letter tot 100 punten. Klik in de werkbalk Koptekst en Voettekst op de knop Sluiten om de koptekst vast te leggen. Open het menu Bestand en selecteer Afdrukvoorbeeld (U kunt hiervoor ook op de knop klikken in de standaard knoppenbalk). U zult, om de effecten van uw handelingen te beoordelen, vanaf nu zeer regelmatig een afdrukvoorbeeld opvragen. Stel het afdrukvoorbeeld in op 2 x 2 pagina’s. U ziet nu waarom de letter ‘X’ 100 punten groot is gemaakt want zo kunt u in het verloop van de praktijkcase het verschil tussen de verschillende secties en kopteksten in het afdrukvoorbeeld duidelijker zien.

Sluit het afdrukvoorbeeld. Voeg twee pagina-eindes in, bijvoorbeeld door twee keer achter elkaar de toetsencombinatie Control-Enter te gebruiken. Vraag een afdrukvoorbeeld op

Het afdrukvoorbeeld laat drie pagina’s zien, allemaal met de letter ‘X’ als koptekst want u heeft twee nieuwe objecten (pagina’s) gemaakt. Pagina twee heeft de koptekst van pagina één geërfd, pagina drie de koptekst van pagina twee. Hoeveel pagina’s u ook toevoegt, alle pagina’s zullen als koptekst de letter ‘X’ hebben. Sluit het afdrukvoorbeeld.

Eerste pagina afwijkend

Open het menu Bestand en kies Pagina-instelling.

Selecteer het tabblad Indeling en plaats een vinkje bij Eerste pagina afwijkend, sluit het dialoogvenster Pagina-instelling met de knop OK. Vraag een afdrukvoorbeeld op. U ziet dat de eerste pagina nu geen koptekst meer heeft (en dus inderdaad afwijkt).

Sluit het afdrukvoorbeeld en verplaats het invoegpunt naar de eerste pagina (bijvoorbeeld door de toetsencombinatie Control-Home te gebruiken). Open het menu Beeld en selecteer Koptekst en voettekst. Typ alleen de letter A als koptekst en vergroot deze letter tot 100 punten. Klik in de werkbalk Koptekst en Voettekst op de knop Sluiten om de koptekst vast te leggen. Klik op de knop Afdrukvoorbeeld om het resultaat te beoordelen.

Sluit het afdrukvoorbeeld.

Toepassing

De instellingen die u heeft gemaakt kunt u gebruiken bij brieven. Vaak zal de eerste pagina een groot logo bevatten evenals uw eigen (bedrijfs)gegevens. Elk volgblad wilt u meestal hetzelfde houden maar wel afwijkend van de eerste pagina.

Even en oneven

Open het menu Bestand en kies Pagina-instelling.

Selecteer het tabblad Indeling en plaats nu ook een vinkje bij Even en oneven verschillend. Sluit het dialoogvenster Pagina-instelling met de knop OK. Vraag een afdrukvoorbeeld op. U ziet dat de tweede pagina nu geen koptekst meer heeft (en dus inderdaad pagina twee en drie, even en oneven verschillend zijn). Sluit het afdrukvoorbeeld en verplaats het invoegpunt naar pagina twee. Open het menu Beeld en selecteer Koptekst en voettekst. Typ alleen de letter B als koptekst en vergroot deze letter tot 100 punten. Klik in de werkbalk Koptekst en Voettekst op de knop Sluiten om de koptekst vast te leggen. Vraag een afdrukvoorbeeld om het resultaat te beoordelen

De weergave in het afdrukvoorbeeld is iets veranderd, u kunt bijvoorbeeld duidelijk zien wat de eerste pagina is. De verbindingslijn tussen pagina twee en drie laat u zien wat de even- en oneven pagina’s zijn. Sluit het afdrukvoorbeeld.

Volgende pagina’s

Telkens als u een pagina invoegt, zal deze afwisselend de koptekst ‘B’ en ‘X’ krijgen. Voeg vier pagina-eindes in en stel in het afdrukvoorbeeld vast dat de voorgaande bewering klopt.

Sluit het afdrukvoorbeeld.

Als u één van de kopteksten (A, B of X) wijzigt, dan geldt dit voor het hele document, ongeacht waar en welke koptekst u wijzigt. Verplaats het invoegpunt naar een willekeurige pagina waar de koptekst ‘X’ staat. Open het menu Beeld en selecteer Koptekst en voettekst. Vervang te letter ‘X’ door de letter C. Klik in de werkbalk Koptekst en Voettekst op de knop Sluiten om de koptekst vast te leggen. Vraag een afdrukvoorbeeld om het resultaat te beoordelen

Sluit het afdrukvoorbeeld.

U heeft hiermee aangetoond dat de kop- en voettekst varianten een sectie-instelling zijn want de kop- en voetteksten gelden voor het hele document (denk er nog even aan dat voor een nieuw document geldt document=sectie).

Toepassing

U kunt deze instelling gebruiken voor een eenvoudig rapport. Het voorblad wijkt af en bevat bijvoorbeeld de gegevens over het rapport, zoals de titel en de auteursgegevens. De volgende pagina’s kunt u een afwisselende kop- of voettekst geven.

Een nieuwe sectie

Wilt u in uw document meer of verschillende kopteksten dan de genoemde varianten, dan moet u uw document indelen in secties. Open het document SECT_002.DOC. Dit document is het document dat de instellingen heeft zoals u die hiervoor zelf heeft kunnen maken. Verplaats het invoegpunt helemaal naar het einde van het document (bijvoorbeeld met de toetsencombinatie Control-End). Open het menu Invoegen en selecteer Eindemarkering.

Het dialoogvenster ziet er in Word97 alleen qua afmetingen anders uit. Het bevat precies dezelfde opties. Selecteer onder het kopje: Type Sectie-einde (in Word97 heet dit kopje: Sectie-einden) de optie Volgende pagina. Vraag een afdrukvoorbeeld op en stel vast dat er een pagina bij is gekomen met de koptekst A.

U heeft een nieuw object (sectie) gemaakt. Deze sectie heeft de eigenschappen geërfd van de vorige sectie. Voor de vorige sectie was ingesteld: Eerste pagina afwijkend (koptekst A) en: Even en oneven verschillend (koptekst B en C). Voeg een tweetal nieuwe pagina’s toe aan het einde van het document (bijvoorbeeld met Control-Enter) en vraag een afdrukvoorbeeld op om het resultaat te beoordelen.

U ziet dat er een herhaling plaats vindt van wat er bij de eerste oefening werd beschreven. Telkens als u een nieuwe sectie toevoegt, begint de indeling opnieuw. Sluit het afdrukvoorbeeld.

Gekoppelde kopteksten

Verplaats het invoegpunt naar de eerste pagina (bijvoorbeeld door de toetsencombinatie Control-Home te gebruiken). Open het menu Beeld en selecteer Koptekst en voettekst. Vervang de letter ‘A’ door de letter X. Klik in de werkbalk Koptekst en Voettekst op de knop Sluiten om de koptekst vast te leggen. Klik op de knop Afdrukvoorbeeld om het resultaat te beoordelen.

Ondanks het feit dat u een sectie-einde heeft ingevoegd, stelt u vast dat toch nog alle kopteksten van de eerste pagina zijn veranderd. Hoe kan dat, immers het sectie-einde zou er voor zorgen dat u verschillende kop- en voetteksten zou kunnen maken. De reden hiervoor is eenvoudig. Tenzij u dat anders aangeeft, zullen alle kop- en voetteksten aan elkaar zijn gekoppeld.

Sluit het afdrukvoorbeeld en maak de laatst handeling ongedaan, bijvoorbeeld door de toetsencombinatie Control-Z of de knop Ongedaan maken te gebruiken

Verbreken koppeling.

Verplaats het invoegpunt naar de eerste pagina (bijvoorbeeld door de toetsencombinatie Control-Home te gebruiken). Open het menu Beeld en selecteer Koptekst en voettekst. Op uw scherm ziet u met welke kop- of voettekst u bezig bent. In dit geval is dat ‘Koptekst eerste pagina (sectie 1)’. Met behulp van twee knoppen op de knoppenbalk Koptekst en voettekst

kunt u bladeren door de kop- en voetteksten.

Blader met de knop Volgende weergeven tot u bij de ‘Koptekst eerste pagina (sectie 2)’ bent aangekomen. U ziet rechts boven in het kader van de koptekst staan: ‘Zelfde als vorige’. Op de knoppenbalk ziekt u dat de knop Zelfde als vorige is ingedrukt. Dit is de instelling die er voor zorgt dat al uw kopteksten van de eerste pagina aan elkaar zijn gekoppeld.

Klik op de knop Zelfde als vorige om de koppeling te verbreken. In het kader rond de koptekst staat nu alleen nog maar ‘Koptekst eerste pagina (sectie 2)’ De tekst ‘Zelfde als vorige’ is verdwenen. Wijzig de koptekst voor bijvoorbeeld de letter 'A' te vervangen door de letter 'X'. Sluit de koptekst met de knop Sluiten en vraag een afdrukvoorbeeld op.

Toepassing

U kunt deze instellingen gebruiken als u een boek of een groot rapport wilt maken met meerdere hoofdstukken. U gebruikt dan de eerste pagina van een sectie voor de hoofdstuktitel. Op de even pagina's laat u de kopteksten links, op de oneven pagina's laat u de kopteksten rechts uitlijnen.  

Tot slot

U heeft in dit artikel kunnen zien hoe u in uw document verschillende kop- en voetteksten kunt gebruiken. U bereikt dit door gebruik te maken van de pagina-instelling Eerste pagina afwijkend en Even- en oneven pagina's verschillend. Door uw document op te delen in secties, kunt u meer dan drie verschillende kop- of voetteksten instellen. Standaard zijn de afzonderlijke kop- of voetteksten aan elkaar gekoppeld. Dus, alle kop- of voetteksten eerste pagina zijn aan elkaar gekoppeld, alle kop- of voetteksten even pagina's zijn aan elkaar gekoppeld en alle kop- of voetteksten oneven pagina's zijn aan elkaar gekoppeld. Experimenteer met verschillende secties en houdt steeds in gedachten dat elke nieuw object de eigenschappen en kenmerken van het vorige object erft.

Tip: Als u tekst wilt vergroten of verkleinen met behulp van het toetsenbord dan selecteert u eerst de tekst en maakt vervolgens gebruik van de toetsencombinatie Control-Shift > om de tekst te vergroten of Control-Shift < om de tekst te verkleinen

Tip: Wilt u snel een bestaande kop- of voettekst wijzigen, klik dan dubbel op een zichtbare kop- of voettekst.